Procedimientos y trámites necesarios para la creación de empresas en Colombia
Si eres emprendedor y deseas iniciar tu proceso de creación de empresa en Colombia, es importante que tengas en cuenta tanto las obligaciones legales a las que estás sujeto, como los protocolos a seguir con las diferentes entidades públicas.
Aunque lo anterior suene un poco complejo, nuestros expertos de JLC Auditors te quieren compartir el paso a paso que debes seguir para que tu negocio o empresa cumplan con todos los requisitos establecidos en la ley.
Constitución de empresas en Colombia
Como lo mencionábamos anteriormente, la constitución de empresas en Colombia es un proceso salvaguardado por la normatividad y las instituciones reglamentarias del país, por lo que se requiere la ejecución, diligenciamiento y entrega de documentos que permitan tramitarlo de manera correcta ante la ley.
¿Cómo constituir una empresa en Colombia?
Pasos para crear una empresa en Colombia
- Elegir la razón social de tu empresa (clave para el éxito de la creación de una empresa en Colombia)
- Registrarte como persona natural o jurídica
- Clasificar tu actividad económica
- Crear los estatutos de la empresa
- Diligencia el Pre-RUT
- Inscribir el registro
- Abrir una cuenta bancaria
- Presentar el RUT ante Cámara de Comercio
- Inscribir el registro
- Hacer la inscripción de los libros en la Cámara de Comercio
- Realizar el registro en el sistema de Seguridad Social
01 – Elegir la razón social de tu empresa (clave para el éxito de la creación de una empresa en Colombia)
El nombre de tu empresa o negocio es la forma inicial para identificarte ante la ley, lo que lo convierte en la carta de presentación de tu actividad. Para establecerlo deberás ingresar a la página del RUES o Registro Único Empresarial, y verificar si el nombre que tienes planeado está disponible en la base de datos. En caso de que el nombre ya se encuentre registrado en la Cámara de Comercio, deberás elegir uno nuevo que se asemeje a lo que necesitas.
02 -Registrarte como persona natural o jurídica
Todas las implicaciones tributarias y las diferentes responsabilidades jurídicas que establece la ley dependen 100% de la naturaleza de tu empresa:
Persona natural: Hace parte del régimen simplificado y su contabilidad puede llevarse en un libro fiscal. En caso de ser parte del régimen común, es decir, que facturas el IVA, tu contabilidad deberá ser llevada por un contador profesional.
Persona jurídica: Son todas las clasificadas en corporaciones o fundaciones de beneficencia pública.
03 – Clasificar tu actividad económica
Es importante determinar en la base de datos el tipo de actividad a la que hace referencia tu empresa, para ello, puedes consultar tu clasificación de actividad económica CIIU a través de la página web de la Cámara de Comercio.
04 – Crear los estatutos de la empresa
Una vez establecida la razón social, deberás redactar los estatutos que regirán la relación entre los diferentes representantes de la empresa; este documento se convertirá en la columna vertebral del funcionamiento y roles empresariales, por lo que su contenido deberá ser revisado por un abogado profesional con el fin de evitar desacuerdos futuros.
05 – Diligencia el Pre-RUT
El Pre-RUT es un certificado que te permite aplicar para recibir el NIT o Número de Identificación Tributaria, el cual es utilizado para llevar a cabo el registro de datos de los contribuyentes en Colombia.
Para adquirir este certificado es necesario que presentes los estatutos de la empresa, documentos de identificación del o de los representantes legales ante la Cámara de Comercio.
06 – Inscribir el registro
Una vez diligenciado el Pre-RUT para la incorporación de tu empresa en Colombia, deberás realizar la inscripción en el registro. El valor del impuesto del registro corresponde al 0,7% del monto total. Hay que tener en cuenta que la Cámara de Comercio se encargará de analizar los estatutos de la empresa antes de aprobar el proceso de inscripción.
07 – Abrir una cuenta bancaria
Ahora bien, para realizar el registro del RUT en la DIAN es necesario que abras una cuenta a nombre de la empresa. Ten presente que las entidades bancarias permiten a los nuevos negocios y empresas abrir una cuenta, solo si tienen el nombre registrado y el Pre-RUT diligenciado.
Una vez obtengas el certificado bancario, deberás acudir a la DIAN para tramitar el RUT definitivo de la empresa.
08 – Presentar el RUT ante Cámara de Comercio
Este punto es uno de los más importantes en el proceso de incorporación de empresas en Colombia, ya que, con la presentación del RUT ante la Cámara de Comercio, se hace constancia y certificación de la existencia y representación legal de tu empresa o negocio, lo que permitirá que adquiera un estatus oficial.
09 – Inscribir el registro
Una vez diligenciado el Pre-RUT para la incorporación de tu empresa en Colombia, deberás realizar la inscripción en el registro. El valor del impuesto del registro corresponde al 0,7% del monto total. Hay que tener en cuenta que la Cámara de Comercio se encargará de analizar los estatutos de la empresa antes de aprobar el proceso de inscripción.
10 – Hacer la inscripción de los libros en la Cámara de Comercio
Con la realización de la inscripción podrás recibir todos los beneficios tributarios. Recuerda que en los libros de tu empresa están registrados los libros de los accionistas y las actas, así que, para garantizar la correcta gestión de estos documentos, te recomendamos la asesoría de un contador profesional.
11 – Realizar el registro en el sistema de Seguridad Social
Una vez diligenciado el Pre-RUT para la incorporación de tu empresa en Colombia, deberás realizar la inscripción en el registro. El valor del impuesto del registro corresponde al 0,7% del monto total. Hay que tener en cuenta que la Cámara de Comercio se encargará de analizar los estatutos de la empresa antes de aprobar el proceso de inscripción.
Registro de empresa en Colombia:
Documentos requeridos y trámites legales.
Durante todo el proceso de registro de la empresa, los empresarios deben compilar un conjunto completo de documentos, incluidos registros de identificación, comprobante de domicilio y estatutos corporativos. En Colombia, el proceso de registro de una empresa implica una recopilación meticulosa de documentos esenciales y el cumplimiento de una serie de procedimientos legales diseñados para garantizar la legitimidad y transparencia de las operaciones comerciales.
Entre los documentos clave requeridos se encuentran fotocopias de las cédulas de los representantes legales, la inscripción de la empresa en el registro mercantil de Colombia, el Pre-RUT (número de identificación fiscal preliminar) y la documentación relativa a la constitución de la empresa. Además, la Pre-Matricula mercantil, que es un registro comercial preliminar, es crucial para establecer la existencia legal de una empresa.
Este marco de documentación integral es fundamental para navegar el panorama regulatorio de Colombia, subrayando la importancia de la precisión y la integridad en el cumplimiento de todos los requisitos legales previos para el establecimiento de negocios.
Los emprendedores que se embarcan en el camino de la formación de una empresa en Colombia a menudo enfrentan varios desafíos, incluidos retrasos burocráticos y posibles discrepancias en la documentación.
La complejidad de los requisitos legales y los estándares de cumplimiento requiere una comprensión profunda y una atención meticulosa a los detalles.
Para mitigar los riesgos asociados con estos desafíos y facilitar un proceso de registro más fluido, se recomienda a los empresarios que adopten medidas proactivas y busquen soluciones estratégicas. Esto podría incluir consultar con expertos legales especializados en derecho corporativo colombiano, aprovechar los servicios profesionales para la preparación y presentación de documentos y mantenerse al tanto de cualquier cambio en los procedimientos de registro. Al sortear estratégicamente estos obstáculos, los empresarios pueden mejorar sus posibilidades de éxito, asegurando que sus operaciones comerciales comiencen sobre una base legal y regulatoria sólida.
Para tener en cuenta en la
registro de empresas en Colombia
Descarga, diligencia y organiza toda la documentación exigida
por las entidades, como lo son:
Formulario RUES
Estatutos
Fotocopia de las cédulas del o los representantes legales
Pre-RUT
Pre-Matricula
mercantil
Si tienes dudas frente al proceso,
siempre podrás presentarte ante la Cámara de Comercio o hacer una consulta en línea, de igual modo contar con el acompañamiento de un equipo experto en temas fiscales, contables y tributarios es de gran ayuda.
Ten en cuenta el proceso de pre- aprobación
después de haber radicado los documentos, ya que después de tres días hábiles podrás verificar en línea el estado del trámite. En caso de ser aceptado pide una cita en la DIAN para dar los pasos finales del proceso.
01
Cumple con tu
cita con la DIAN
Pues de no hacerlo tu empresa quedará en el sistema como pre-aprobada.
02
Solicita tu RUT y firma
digital en línea y sincronízala.
Recuerda, la firma digital solo es asignada para personas naturales.
03
Asesoría para
emprendedores
En donde podrás elegir entre: Facturación de papel, facturación electrónica, tiquete electrónico.
Tiempos para saber cómo crear una empresa en Colombia
Para mejorar tu proceso, a continuación, te enlistaremos los trámites necesarios para la constitución de empresas en Colombia y su tiempo de duración:
| Trámite | Duración |
|---|---|
| Registro de la razón social ante Cámara de Comercio | 1 día. |
| Acta de constitución y estatutos de la sociedad ante notaria: | 1 día. |
| Inscripción de la sociedad y el establecimiento del comercio en el registro mercantil (Cámara de comercio): | 1 día. |
| Certificado de existencia y Representación legal expedido por la Cámara de Comercio: | 1 día. |
| Número de identificación tributaria (NIT): | 1 día. |
| Cuenta bancaria a nombre de la empresa y depósito del 100% del capital social: | 1 día. |
| Inscripción de los libros de la empresa en la Cámara de Comercio: | 1 día. |
| Trámite | Duración |
|---|---|
| Registro en la Administración de Impuestos Distritales: | 1 día. |
| Registro de la empresa en la Caja de Compensación Familiar, ICBF y SENA: | 2 días. |
| Inscripción en una Administradora de Riesgos Profesionales: | 1 día. |
| Registrar a los empleados en el sistema de pensiones: | 5 días. |
| Inscribir a los trabajadores en el sistema nacional de salud: | 5 días. |
| Tramitar el certificado de sanidad e higiene en la Secretaría Distrital de Salud: | 15 días. |
| Certificado de bomberos: | 18 días. |
| Anunciar la apertura del comercio físico a Planeación Distrital: | 1 día. |
Recuerda, la claridad y control en la ejecución del procedimiento de registro de empresas en Colombia debe ser revisado milimétricamente para evitar al máximo los errores y agilizar el proceso ante las entidades competentes, por ello siempre es crucial contar con la asesoría correcta y el equipo de expertos adecuado.
ABRIR UNA CUENTA BANCARIA
Abrir una cuenta bancaria al registrar una nueva empresa en Colombia es esencial para el cumplimiento legal, la gestión financiera y la eficiencia operativa. Legalmente, garantiza el cumplimiento de las regulaciones financieras, informes fiscales precisos y facilita las auditorías, manteniendo así la transparencia y el cumplimiento normativo.
Financieramente, una cuenta bancaria comercial dedicada ayuda a administrar el flujo de caja, la nómina y los gastos de manera eficiente, separando las finanzas personales y comerciales para mayor claridad en la contabilidad. También brinda acceso a servicios financieros esenciales como préstamos y líneas de crédito, que son cruciales para el crecimiento empresarial.
Además, una cuenta bancaria comercial mejora la credibilidad y el profesionalismo de la empresa, generando confianza con clientes, proveedores e inversores. Simplifica las transacciones, integra servicios financieros y ofrece seguridad para los fondos comerciales, incluida protección contra fraude.
Para las empresas involucradas en el comercio internacional, facilita la gestión de divisas y las asociaciones globales. En resumen, una cuenta bancaria comercial es un paso fundamental para el cumplimiento legal, la gestión financiera eficiente y el crecimiento y la estabilidad general de una nueva empresa en Colombia.
CUMPLIMIENTO LABORAL / NÓMINA
En Colombia, los contratos de trabajo se clasifican principalmente en tres tipos: contratos de duración determinada, de duración indefinida y de proyectos específicos. Los contratos de duración determinada tienen una duración definida, que suele durar hasta tres años, y pueden renovarse. Los contratos de duración indefinida no tienen fecha de finalización especificada, lo que ofrece mayor seguridad laboral a los empleados.
Los contratos de proyectos específicos están diseñados para tareas que están limitadas en tiempo y alcance y finalizan una vez que se completa el proyecto. Todos los contratos deben formalizarse por escrito, describiendo los términos de empleo, responsabilidades y compensación.
El salario mínimo en Colombia lo fija anualmente el gobierno y sirve como base para todos los salarios. El salario mínimo refleja el costo de vida y las tasas de inflación para garantizar que los trabajadores reciban una compensación justa.
Además del salario base, los empleados que ganan hasta el doble del salario mínimo tienen derecho a un subsidio de transporte. Los empleadores deben cumplir con estas regulaciones para garantizar un salario justo y evitar sanciones legales.
El trabajo de horas extras en Colombia está estrictamente regulado. Los empleados que trabajan más allá de la semana laboral estándar de 48 horas tienen derecho a un pago adicional. Las horas extras se compensan a una tasa más alta, con un aumento del 25% para las horas extraordinarias regulares y un aumento del 75% para el trabajo nocturno, domingos y días festivos.
Estas regulaciones están diseñadas para proteger los derechos de los trabajadores y garantizar una compensación justa por las horas extra trabajadas. Los empleadores deben realizar un seguimiento meticuloso y compensar las horas extras para cumplir con las leyes laborales.
Preguntas frecuentes sobre crear empresas en colombia
El día de hoy hablaremos brevemente de las preguntas que más frecuentemente se realizan sobre la constitución o registro de empresas en Colombia. Estamos seguros que te serán de mucha utilidad.
Depende del tipo de sociedad. Si nos referimos a una compañía SAS, usualmente cuando los socios están físicamente en Colombia, toma máximo 3 días. Sin embargo, los tiempos pueden variar significativamente si los socios no se encuentran en el país. Con JLC podrás hacerlo en tan solo 15 días calendario.
Si requieres constituir / registrar una Sucursal Extranjera, los tiempos se extienden considerablemente debido a los trámites ante notarías y otros organismos. El tiempo de constitución es de 45 días en promedio a partir del momento en el cual se han recibido satisfactoriamente todos los documentos.
En caso de constituir / registrar una compañía SAS, los documentos que se requieren si realizan el proceso a través de JLC son pasaporte válido de los accionistas y representantes legales y los estatutos. Existe información adicional que es obligatoria como: dirección fiscal y comercial, nombre accionistas y representantes legales, nombre de la sociedad, grupo contable al que pertenece, descripción y código actividad económica, capital a registrar, entre otros.
Sí es posible. A través de JLC podrás realizar todos los trámites digitalmente y solo tendrás que revisar los correos que te enviamos periódicamente para tu aprobación. Al final, te entregaremos todos los documentos que prueban la creación / registro de la nueva empresa.
JLC cuenta con un amplio número de clientes que serán entregados como parte de nuestras referencias comerciales. Además, podrás consultar todos los registros en línea para comprobar que los registros han sido exitosos.
Así es. Podrás indicar a nuestro equipo de expertos cuáles son las actividades que deseas registrar para que queden claramente identificadas en el registro mercantil. En JLC te ayudaremos con los trámites complementarios para aplicar correctamente a las actividades que deseas inscribir.
Los costos de registro están relacionados directamente con el valor del capital que esperas registrar. Este valor esta regulado por una tabla de tarifas de la Cámara de Comercio la cual podrás consultar en línea. Los honorarios que JLC estima por el registro de la empresa, los puedes encontrar en la sección “Tarifas”.
No es necesario. Sin embargo, a través de JLC podrás encontrar un servicio para que exista un representante de tu compañía en caso de requerirse ante alguna eventualidad.
Es posible. JLC te ayudará a realizar la apertura / registro de tu cuenta bancaria. Tenemos aliados comerciales en algunas entidades bancarias que facilitarán el proceso de registro. Usualmente, toma máximo 15 días realizar el registro y habilitar el funcionamiento vía web de la plataforma bancaria.
Es absolutamente posible. Los extranjeros con un pasaporte válido podrán crear / registrar una empresa sin ningún inconveniente. No existe ningún tipo de restricciones al respecto.
De manera general, no existen montos máximos o mínimos. Sin embargo, para algunas compañías con actividades económicas en particular, podrán existir exigencias de capital mínimo, al igual que permisos legales para poder operar.
