Formas de llevar la contabilidad dependiendo el tamaño de tu empresa

Una talla no sirve para todos cuando se trata de contabilidad. La forma en que una pequeña empresa lleva sus registros contables puede parecer completamente diferente a los procesos de contabilidad de una empresa mediana o grande. Dos empresas que operan en la misma industria y con el mismo público objetivo pueden tener diferentes operaciones internas, requisitos de contabilidad y reglas, todo debido al tamaño de cada una. De esta forma, la comparación de la contabilidad de empresas grandes y pequeñas pueden ayudarte a saber qué esperar a medida que tu pequeña empresa crece. En este artículo te explicaremos más al respecto.

Conoce Cómo iniciar un proceso contable en las empresas.

·        Volumen de actividad contable

Una diferencia obvia entre una pequeña empresa y una empresa más grande es el volumen de actividad. Un negocio más pequeño hace menos transacciones, lo que generalmente significa menos facturas en papel y registros electrónicos para manejar. Si todavía estás en las primeras etapas de tu negocio, probablemente tengas menos proveedores, un menor número de cuentas de clientes y un plan contable general más pequeño. Desde el punto de vista contable, el volumen más pequeño generalmente significa que necesitas un menor mantenimiento para manejar los libros. Tus estados financieros son más simples de compilar, leer y explicar. Tu libro mayor es más limpio, por lo que llevar sus registros contables será una tarea mucho más sencilla, sin embargo, esto no significa que no requieras de la asesoría de un experto, ya que mantener un orden y control desde las primeras etapas de tu negocio garantiza mejores actividades contables futuras.

Ahora bien, si tu caso es el de un negocio en crecimiento, debes tener en cuenta que el volumen aumenta, las cosas se vuelven un poco más complejas y es posible que te lleve mucho más tiempo mantenerte al día con el mayor número de facturas, documentación y anotación de los registros contables. Estarás administrando más proveedores y cuentas de clientes, lo que se sumará a más papeleo y situaciones contables potencialmente complejas. Traer un contador o contable cuando el negocio comienza a recuperarse puede ayudarte a mantenerte al tanto de tus libros. Tu contador también puede ayudarte a comprender las complejidades que a menudo conllevan más negocios.

·        Teneduría de libros

La contabilidad  es el proceso del mantenimiento diario de registros de todas las transacciones financieras de una empresa. Los contables registran las ventas, gastos, efectivo y transacciones bancarias de la empresa en un libro mayor. Uno de los hábitos importantes que se debe desarrollar cuando inicia un negocio es registrar las transacciones en dicho libro. Recuerda, el libro mayor y su precisión son fundamentales para las finanzas de tu empresa.

El registro de estas transacciones se conoce como contabilización. Un contador en Colombia también puede generar facturas y / o completar la nómina. La complejidad del proceso de contabilidad depende del tamaño de tu negocio y del número de transacciones realizadas diariamente, semanalmente y mensualmente.

¿Qué debe contabilizar tu empresa?

Las siguientes nueve cuentas deben ser creadas y rastreadas por todas las empresas para proporcionar información financiera adecuada para el contador de la empresa para los estados financieros y los impuestos:

1. Efectivo: el Libro mayor de efectivo a menudo tiene dos partes que son: Recibos de efectivo y Pagos de efectivo, que también se utilizan para completar el Presupuesto de efectivo.
2. Cuentas por cobrar: si tu empresa permite cuentas de crédito, entonces tiene cuentas por cobrar. Esta información se utiliza para generar facturas y enviar facturas a sus clientes de crédito.
3. Inventario: si vendes productos en lugar de servicios, tiene un inventario que debe rastrear.
4. Cuentas por pagar: si compras artículos tales como suministros de oficina para tu negocio y utilizas crédito, tendrás Cuentas por pagar. Esta cuenta también se llama crédito comercial, y es lo que le debes a tus proveedores.
5. Préstamos por pagar: si has pedido dinero prestado para hacer compras más grandes, debes poder realizar un seguimiento de tus fechas de vencimiento y pagos.
6. Ventas: debes poder realizar un seguimiento de tus ventas, ya sea a crédito o en efectivo.
7. Gastos de nómina: el costo de pagar a tus empleados.
8. Compras: esto incluye bienes terminados o materia prima.
9. Ganancias del propietario: esta es la cantidad que el dueño de la pequeña empresa toma de la empresa.

Del mismo modo cabe destacar que pese a que el Código de Comercio impone la obligación de llevar contabilidad, lo cierto es que esta realidad trasciende de lo legal para entregar múltiples beneficios a las pequeñas empresas que escalan en el mercado. El Código de Comercio estableció que en Colombia están obligadas a llevar contabilidad todas las personas jurídicas o naturales que sean consideradas comerciantes.

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De esta forma, si buscas controlar los gastos de tu empresa, planear para el futuro, gestionar mejor el flujo de caja y alcanzar la rentabilidad, llevar la contabilidad con la ayuda de la tecnología o de un contador profesional es la respuesta. La información que ofrecen las cifras registradas en la contabilidad de tu negocio te hará tomar mejores decisiones estratégicas.