¿Cómo iniciar un proceso contable en las empresas?

Si eres empresario o emprendedor es importante que tengas presente cómo inicia y funciona el registro contable, pues esto te ayudará a evitar conflictos durante el proceso. ¿Quieres conocer más? Te invitamos a seguir leyendo.

Te explicamos los beneficios de la contabilidad online.

 

¿Qué es el ciclo contable?

El ciclo contable es un proceso que se lleva a cabo para completar las tareas de contabilidad de una empresa. Este proceso proporciona una guía clara para el registro, análisis e informes finales de las actividades financieras de una empresa, el mismo puede ser realizado por un servicio contable.

Cabe destacar que el proceso contable se realiza de manera integral a través de un período de informe completo, por lo tanto, es necesario mantenerse organizado durante todo el proceso puesto que este puede ser un elemento clave que te ayudará a mantener la eficiencia general.

Es importante mencionar que los períodos del ciclo contable variarán según las necesidades de creación de informes. La mayoría de las empresas buscan analizar su desempeño mensualmente, aunque algunas pueden centrarse más en los resultados trimestrales o anuales. En cualquier caso, los especialistas de los servicios contables en Bogotá tendrán conocimiento de la situación financiera de la compañía día a día. En general, determinar la cantidad de tiempo para cada ciclo contable es importante porque establece fechas específicas para la apertura y el cierre. Una vez que se cierra un ciclo de contabilidad, comienza uno nuevo, reiniciando el proceso nuevamente.

 

Comprensión del proceso contable

El proceso contable comienza con el registro individual de cada transacción de la compañía y termina con un informe exhaustivo de sus actividades. Las empresas generalmente cuentan con la ayuda de un servicio contable que realiza los informes de manera exhaustiva teniendo en cuenta todas las actividades registradas.

Recuerda que dependiendo del servicio contable en Colombia con el que cuente tu empresa, el proceso puede hacerse más o menos automatizado. Por lo general, la contabilidad implica cierto apoyo técnico e informático, lo que requerirá que los especialistas intervengan a lo largo de todo el proceso contable. Del mismo modo, cuando este es llevado a cabo por un servicio contable en Bogotá, generalmente se necesitará de la modificación del ciclo contable para que se ajuste al modelo comercial y los procedimientos de cada compañía. Este proceso consta de tres tipos separados de transacciones. Los cuales son:

1. Comienzo del procesamiento del período

Es necesario verificar que todas las transacciones que se han Configurado como auto reversibles en períodos anteriores hayan sido revertidas. Hacerlo asegura que las transacciones no se registren dos veces en el período actual. Estas transacciones generalmente se marcan como entradas reversas en el software de contabilidad, por lo que la reversión debe ser automática. No obstante, los especialistas del servicio contable generalmente examinan las cuentas al comienzo del período para verificar las reversiones. Si no se estableció un indicador de reversión, una entrada debe reversarse manualmente, utilizando una nueva entrada diaria.

 

2. Transacciones individuales

Los pasos necesarios para crear transacciones individuales en el proceso contable son:

• Identificar la transacción: Primero, es necesario determinar qué tipo de transacción puede ser. Algunos ejemplos son la compra de bienes a proveedores , la venta de productos a clientes , el pago a empleados y el registro del recibo de efectivo de los clientes.
• Preparar el documento: Con frecuencia se debe preparar o reconocer un documento comercial para iniciar la transacción, como una factura a un cliente o una factura de un proveedor.
• Identificar cuentas: Los servicios contables en Bogotá deben registrar cada transacción comercial en una cuenta en la base de datos contable, como una cuenta de ingresos, gastos, activos, pasivos o capital contable. Se deberá Identificar qué cuentas se utilizarán para registrar la transacción.
• Grabar la transacción: Se refiere a ingresar la transacción en el sistema contable . Esto se hace con una entrada de diario o un formulario de transacción estándar en línea. En el último caso, los formularios de transacción registran la información en un conjunto predeterminado de cuentas.

3. Procesamiento de fin de período

Los pasos restantes en el proceso contable se utilizan para agregar toda la información creada en los pasos anteriores y presentarla en el formato de los estados financieros. Los pasos son:

• Preparar el balance de prueba: El saldo de prueba es una lista de los saldos finales en cada cuenta. El total de todos los débitos en el saldo de prueba debe ser igual al total de todos los créditos; si hubo un error en la entrada de las transacciones originales, deberá investigarse y corregirse.
• Ajustar el balance de prueba: Puede ser necesario ajustar el saldo de prueba, ya sea para corregir errores, para crear asignaciones de varios tipos, o para acumular ingresos o gastos en el período.
• Preparar el balance de prueba ajustado: Este es el saldo de prueba original, más todos los ajustes realizados posteriormente.
• Preparar estados financieros: Los servicios contables en Colombia pueden crear los estados financieros a partir del saldo de prueba ajustado. Las partidas del activo, pasivo y patrimonio neto de los accionistas forman el balance, mientras que las partidas del gasto de ingresos forman el estado de resultados.
• Cierre del período: Esto implica transferir los saldos de las cuentas de ingresos y gastos a la cuenta de ganancias retenidas, dejándolas vacías y listas para recibir transacciones para el próximo período contable.
• Preparar un saldo de prueba posterior al cierre: Esta versión del saldo de prueba debe tener saldos de cuenta cero para todas las cuentas de ingresos y gastos.

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Como hemos visto, el sistema de contabilidad para tu negocio consta de varios tipos de registro, los cuales se adaptan a tus necesidades y requerimientos, por ello conocer los procesos te ayudará a tomar la mejor decisión al momento de contratar el acompañamiento de un servicio contable.