¿Cómo mejorar los procesos contables de una empresa?

Los procesos internos dentro de una oficina de contabilidad son muy dinámicos, ya que necesitan estar al día con las necesidades de cada cliente y los constantes cambios en la legislación. Por ello, las empresas requieren de servicios contables para asesorarse sobre cuáles serían los métodos ideales para llevar una buena gestión en las organizaciones. 

¿Qué es la gestión de procesos contables?

Para entender qué es la gestión de procesos contables, debemos dar un paso atrás y comprender el concepto de gestión de procesos de negocio (BPM – Business Process Management).

Esta gestión, también denominada Business Process Management, es la unión entre la dirección de un negocio con tecnologías de la información para optimizar los resultados de la organización mediante la mejora de los procesos internos y rutinarios.

La gestión de procesos se lleva a cabo en etapas. Ellos son:

• Análisis  
• Rediseño
• Modelado
• Implementación
• Monitoreo
• Gestión
• Automatización

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¿Cómo mejorar los procesos contables en una empresa?

Una medida fundamental para realizar una buena gestión de procesos en contabilidad es organizar las rutinas contables. A continuación, enumeramos las mejores prácticas para esto.

• Mapear procesos internos

El mapeo de los procesos internos, que son rutinarios, es fundamental para identificar entradas, salidas y acciones que se toman durante el flujo de trabajo. Es la mejor forma para que el gerente pueda visualizar las actividades esenciales para la oficina de contabilidad, las que agregan más valor, las tareas que generan no conformidades y retrasos en las entregas. 

Para hacer un buen mapeo, debes diseñar cómo se comporta cada proceso en tu oficina y clasificarlo según su complejidad. Algunos gerentes separan sus procesos internos en colores o en diferentes denominaciones. Lo importante es tener una calificación mínima, como, por ejemplo:

• Procesos que siguen caminos más sinuosos, son más susceptibles a errores y exigen más tiempo a los profesionales.
• Procesos que pueden tomar diferentes caminos para alcanzar el mismo resultado.
• Procesos más complejos, que demandan mucha atención y tiempo por parte del profesional.
• Procesos que siguen rutas sencillas y se ejecutan sin complicaciones.

Es posible que el mapeo no sea suficiente porque solo contiene todos los procedimientos. Un diagrama de flujo debe complementar el mapeo, ya que trata de las operaciones realizadas en el proceso.

El diagrama de flujo es una representación gráfica del proceso, una demostración visual del paso a paso que se seguirá. Consiste en figuras geométricas, líneas y textos organizados para expresar un orden de eventos. Su objetivo es demostrar tareas e identificar a los responsables de cada una.

• Organizar tareas y flujo de trabajo

Con los procesos mapeados, el gerente tiene más visibilidad sobre las tareas y el flujo de trabajo. Ha llegado el momento de organizarlos y promover la eficiencia y la productividad. Inicialmente, realiza una secuencia lógica del flujo de trabajo para que evite el tiempo de inactividad y brinde eficiencia.

Luego, es necesario determinar las responsabilidades de cada profesional, según sus mejores habilidades, y establecer un cronograma de plazos. Recuerda reservar tiempo extra para cubrir retrasos y obstáculos. Y no olvides crear también una lista de tareas prioritarias para que las urgentes e importantes se organicen en la parte superior.

Cabe destacar aquí la relevancia de una clara división de tareas. Esta es una indicación importante de la organización de las rutinas contables y la gestión de procesos. La división es intrínseca a la estructura de las oficinas contables medianas y grandes. Sin embargo, los más pequeños no están tan acostumbrados, por lo que los servicios contables serían la herramienta ideal para que estos últimos consigan adaptarse de manera más rápida.

La división de tareas está relacionada con la departamentalización, que es fundamental para que cada profesional sea responsable de un área. Si en su oficina se encuentran las áreas de contabilidad, finanzas, impuestos, RR-HH y archivos, cada una de ellas tendrá un responsable que dividirá las tareas relacionadas con su campo de actividad. Por lo tanto, es más fácil medir la productividad y monitorear los indicadores de desempeño.

• Invertir en comunicación interna

Es imposible organizar la rutina de tu oficina de contabilidad si no hay una buena comunicación interna. Los profesionales deben estar educados y acostumbrados a colaborar entre sí para lograr resultados. Pero si el gerente no les brinda formas prácticas y eficientes de comunicación, no tiene sentido cambiar la cultura organizacional.

Algunas oficinas utilizan el correo electrónico corporativo además de la mensajería instantánea y las aplicaciones para reuniones en tiempo real. Se pueden adoptar otras herramientas, incluida una plataforma de gestión que permita esta interacción en tiempo real. 

Mencionamos anteriormente que uno de los errores en la gestión de los procesos contables es la falta de integración. También citamos la tecnología como un aliado. El caso es que almacenar esta información financiera en listas y hojas de cálculo es un problema, porque estos documentos deben compartirse con los profesionales que los necesitan cada vez que cambian.

Como se utilizan en diferentes procesos y ayudan en la ejecución de tareas, lo ideal es contar con un buen sistema de gestión que permita (y fomente) el intercambio de información entre el personal.

El software recibe la información y permite el acceso a ella desde cualquier lugar y por todos los empleados. Además de mejorar la integración de la información y organizarla, también contribuye a la estandarización de procesos.

Como hemos visto, los servicios contables juegan un papel preponderante para todas las organizaciones, principalmente porque muchas empresas no tienen muchos conocimientos sobre cómo se debe llevar la contabilidad y dicha acción incide directamente en el rendimiento productivo.