Qué es un Proceso Contable y cómo realizarlo en 8 pasos

¿Qué es el Proceso Contable?

Cuando hablamos de proceso contable, debemos saber que nos referimos a una serie de pasos que toda entidad empresarial lleva a cabo con el fin de registrar las transacciones financieras de la empresa.

Para ello se recopila, identifica, resume y registra toda transacción comercial en los libros de contabilidad de la empresa, gracias a lo cual podremos preparar los estados financieros de la entidad. Es a través del proceso contable que conocemos tanto los beneficios como la situación financiera de la empresa, en intervalos regulares de tiempo.

Pasos del proceso contable

A continuación analizaremos cada uno de los distintos pasos del proceso contable:

Paso 1: Identificar la transacción

La identificación de la transacción comercial es el paso inicial en todo proceso contable. Aquí es donde la entidad comercial tiene que identificar las transacciones financieras y monetarias. Además, se deben registrar las transacciones que pertenecen a la empresa y que, por la razón que fuere, no están incluidas en las transacciones que el propietario ha declarado en los libros de cuentas de la misma.

Paso 2: Registro de las transacciones

Una vez hemos identificado las transacciones, pasaremos al segundo paso del proceso contable que es crear un registro para cada una de las transacciones contables realizadas.

Este registro de las transacciones se basa en la política seguida por la entidad para la contabilidad, que puede ser principio de devengo o contabilidad de caja.

En la contabilidad por el principio de devengo, tanto los ingresos como los gastos se registran en los libros de la entidad en el período en que se devengan y se incurren, respectivamente, con independencia del ingreso y el pago reales.

Por otro lado, en el caso de la contabilidad de caja son las transacciones que se registran sólo cuando se recibe o paga el efectivo real.

En un sistema de doble entrada, cada transacción afecta al menos a dos cuentas, o lo que es lo mismo, se carga una cuenta y se abona otra. Por poner un ejemplo, si las compras son realizadas en efectivo, se estará cargando la cuenta de compras (lo que quiere decir que las compras aumentan), a la vez que se abonará la cuenta de efectivo (haciendo que el efectivo disminuya).

Paso 3: Contabilización en el Libro Mayor

Una vez hayamos realizado el registro de las transacciones, será la hora de pasar a las cuentas individuales, las cuales se contabilizan en el libro mayor.

Independientemente de si eres propietario o contable, gracias a este paso podrás conocer el saldo de cada cuenta de forma individual. Por ejemplo, todos los cargos y abonos de la cuenta bancaria se transfieren a la cuenta del libro mayor, lo que ayuda a conocer el aumento y la disminución del saldo bancario durante un período. Por si fuera poco, también podrás determinar el saldo bancario final a partir de él.

Paso 4: Balance de prueba no ajustado

El balance de prueba de la empresa se elabora con el fin de comprobar si los débitos son iguales a los créditos o si por el contrario no es así.

El objetivo principal del balance de prueba es identificar cualquier error cometido durante el proceso contable anterior. A través de él podremos ver el balance de sumas y saldos para ver todos los saldos de las cuentas en un momento dado.

Tras la elaboración del balance de sumas y saldos se comprueba que el total de todos los créditos es igual al total de todas las deudas, y si el total no es el mismo, hay que identificar el error y corregirlo. Para localizar este error, se realiza un balance de pruebas, el cual ayuda a conocer los saldos de todas las cuentas de forma resumida, facilitando su búsqueda.

Paso 5: Asientos de ajuste

Para este punto es importante saber que cuando se sigue el principio de devengo, algunos de los asientos deben realizarse al final del año contable, como por ejemplo los asientos de los gastos en los que se puede haber incurrido pero que no están registrados en el diario de cuentas, así como los asientos de algunos ingresos que puede obtener la empresa pero que aún no están registrados en los libros.

Como caso práctico tenemos que el importe de los intereses de un depósito fijo se gana cada año, sin embargo se acumula en el importe del depósito fijo. Estos ingresos por intereses deben registrarse si o si en los libros de cuentas de forma anual ya que los intereses se perciben anualmente, sin importar que la cantidad se reciba de forma conjunta después del vencimiento del depósito fijo.

Paso 6: Balance de prueba ajustado

Una vez realizados todos los asientos de ajuste correspondientes, es preciso preparar un balance de prueba antes de preparar los estados financieros, con el fin de comprobar si en efecto todos los créditos son iguales a los débitos, tal como debe ser después de realizar los asientos de ajuste.

Paso 7: Preparación de los estados financieros

Una vez completados todos los pasos anteriores, es hora de preparar los estados financieros de la empresa para así conocer de primera mano tanto la posición financiera real, como la posición de rentabilidad y la situación de tesorería de la empresa.

Por lo general, los estados financieros son preparados sobre la base de que la entidad está operativa, y que así continuará siendo dentro de un futuro previsible. Su finalidad es la de conocer la posición de rentabilidad de la empresa mediante los estados de pérdidas y ganancias, obteniendo así el balance de la posición financiera, además de conocer la evolución del flujo de caja, el cual procede de las tres actividades de la empresa , como son la explotación, la inversión y la financiación.

Paso 8: Asientos de cierre

El ciclo de nuestro proceso contable termina con los asientos de cierre, los cuales transfieren los saldos de las cuentas temporales a una cuenta permanente.

Estas cuentas temporales son aquellas cuyos saldos terminan en un solo ejercicio contable, tal como lo pueden ser las ventas, las compras, los gastos, y un largo etcétera. Estos saldos son tranferidos primero a la cuenta de resultados, para a continuación ir a la cuenta permanente, o dicho de otra manera, los beneficios y/o pérdidas se transfieren a la cuenta de ganancias acumuladas.

Es importante aclarar que sólo se cierran las cuentas temporales, no las permanentes . Nos referimos claro a las cuentas que son de balance, como el inmovilizado, los deudores, las existencias, etc.

Una vez realizados los asientos de cierre, es hora de preparar de nuevo el balance de prueba para así verificar que en efecto cuadran las cuentas. De ser así, habremos completado nuestro proceso contable y será la hora de reiniciar el ciclo con el inicio de otro ejercicio contable.

Conclusión

Hasta aquí el artículo de hoy en donde hemos analizado qué es un proceso contable, además de cómo llevarlo a cabo en 8 sencillos pasos.

En resumidas cuentas, el proceso contable incluye los pasos que se deben seguir a la hora de registrar, clasificar y resumir la transacción financiera de la empresa, cuyo proceso contable comienza con la identificación de la transacción y termina con la preparación de los estados financieros, los cuales son utilizados y evaluados por los usuarios de la empresa para tener un control claro de las cuentas.