¿Cuáles son los libros que se deben inscribir en el Registro Mercantil?

En este post te hablaremos acerca de los libros de ley a entregar, durante el proceso de constitución de empresa en Colombia. Cabe destacar, la vital importancia que tiene la debida elaboración y presentación de los mencionados libros, a todo efecto legal, y los beneficios que genera a las empresas, al igual que son los registros contables de estas.

Libros a entregar en el Registro Mercantil

En los últimos años, la legislación colombiana vigente, ha venido realizando un proceso de simplificación de trámites que dio origen en el año 2012, al llamado Decreto Antitrámites (Decreto Ley 019 del año 2012).

En ese sentido, la modificación de la ley estableció cambios en el artículo 28 del Código de Comercio, referente a los libros exigidos en el momento de registrar una nueva empresa. Estos son, el libro registro de socios y accionistas y el libro de actas de asamblea y juntas de socios.

Libro registro de socios y accionistas

Este libro consiste básicamente en la recopilación de información referente a los socios que forman parte de la empresa, desde el momento en que esta es constituida. Por tanto, deben incluirse en este libro, cronológicamente, los nombres de los socios y sus participaciones.

Asimismo, deberás registrar en este instrumento, cada actualización referente a las variaciones en dichas participaciones que puedan suceder por ampliaciones de capital, ventas u otros.

En función de lo antes expuesto, este libro de socios debe contener los siguientes datos:

• Nombre y DNI de cada accionista
• Número de acciones que posee cada accionista
• Fecha de inscripción de las acciones a nombre de cada socio
• Cuando se refiera a acciones suscritas no pagadas, indicar la fecha en que se efectuará el pago de las mismas
• Datos de gravámenes sobre hipotecas (en caso de embargos)
• Transferencias de acciones

Libro de actas de asambleas y juntas de socios

El libro de actas se utiliza para recopilar la información de cada una de las actas donde se registran los temas discutidos en las reuniones efectuadas por los socios. En dicho libro, deberás anotar, en primer lugar, datos como el tema del día y la asistencia de los socios; destacando además el quorum respectivo.

Es importante señalar que el referido libro de actas de asambleas y juntas de socios debe estar validado con la firma del presidente de la empresa y el secretario. De ser necesario, también contará con la firma de un revisor fiscal. Igualmente, deberás anexar al libro las actas, debidamente numeradas y ordenadas por fecha.

Pautas de elaboración e inscripción de los libros

En lo referente a las normas de elaboración de los libros a ser entregados en el Registro Mercantil, la ley instruye a los interesados a presentar los libros en hojas que pueden ser sueltas o conformadas por series continuas en físico.

Por otra parte, se habilitó el mecanismo de entrega por medios electrónicos, con base a la Ley 527 del año 1999; que recibió la debida reglamentación, con los decretos 805 del año 2013 y el 1074 del año 2015.

Asimismo, se estableció que los libros a entregar de manera física o electrónica, tendrán validez con la firma digital del representante legal, además de las personas que obtengan los cargos de presidente y de secretario, en cada reunión que se lleve a cabo.

Importancia de llevar los libros registro de socios y de actas

La correcta elaboración y validación de los libros de socios y de actas depende en gran medida del debido registro ante el órgano competente. Esto es así, ya que este trámite aporta, no solo las pautas a seguir, sino también la seguridad necesaria a la hora de dirimir controversias legales o sanciones de la Superintendencia de Sociedades.