Importancia de los libros oficiales de contabilidad en Colombia para tu Empresa

Todas las empresas están obligadas a llevar varios libros de contabilidad oficiales. Existen varias leyes, tales como la Mercantil, la Contable y la Tributaria, que regulan diferentes tipos de contabilidad y sus requisitos formales, lo cual a menudo genera dudas en muchos empresarios. Es por ello que muchos de ellos optan por contratar los servicios de una asesoría contable en Bogota.

Y es que Colombia, adaptándose a las normas internacionales de contabilidad y seguros, ha logrado actualizar la contabilidad y los documentos de los empresarios de acuerdo a las tendencias internacionales. Sin embargo, aún no se han dado los cambios legales correspondientes, pero todo indica que la antigua ley 1314 será modificada teniendo en cuenta lo dispuesto en su inciso tercero del artículo 1° que establece lo siguiente:

“(…) se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente. A tal efecto dichas normas podrán determinar las reglas aplicables al registro electrónico de los libros de comercio y al depósito electrónico de la información, que serían aplicables por todos los registros públicos, como el registro mercantil.

Dichas normas garantizarán la autenticidad e integridad documental y podrán regular el registro de libros una vez diligenciados.(…)”

Teniendo esto en cuenta, en el artículo de hoy profundizaremos en qué es un libro de contabilidad y cuáles son estos libros oficiales de contabilidad en Colombia.

¿Qué es un libro de contabilidad?

Cuando hablamos de un libro de contabilidad, debemos saber que se trata de un documento o archivo en el cual se relacionan cronológicamente los hechos financieros registrados con fines contables.

Antiguamente, cuando la contabilidad se llevaba a mano, el conocido como libro mayor no era más que un texto con páginas y más páginas, en el que se registraban cronológicamente las actividades financieras de cada empresa.

Hoy en día, los libros de contabilidad se digitalizan y almacenan en un software de contabilidad, a partir del cual también se imprime un libro físico en papel.

¿Qué tipos de libros de contabilidad existen?

De acuerdo con la ley, todo empresario debe llevar una contabilidad en la que se reflejen los hechos financieros de acuerdo con las normas y principios contables. Sin embargo, no existe una ley en Colombia que indique específicamente qué documentos debe conservar un comerciante o una empresa.

Dentro del artículo 8 del Código de Comercio, el cual trata sobre los libros de contabilidad en las empresas, se nos muestran algunos aspectos en relación a los libros, pero sin precisarlos ni definirlos, siendo la doctrina la encargada de indicar qué libros mayores debían llevarse, distinguiendo entre libros principales y los llamados libros secundarios.A continuación veremos un listado de cuáles son estos libros de contabilidad principales, así como los libros de contabilidad auxiliares más utilizados:

Libros de contabilidad oficiales

1. Libros de inventarios y balances
2. Libro mayor y balance
3. Libro diario
4. Libro de accionistas
5. Libro de actas

Libros de contabilidad auxiliares

1. Libro de bancos
2. Libro de clientes o cartera
3. Libro de caja

Libros Oficiales de Contabilidad en Colombia a tener en cuenta para tu empresa

A pesar de todos los diferentes tipos de libros de contabilidad, como empresario son solo 3 los libros de contabilidad oficiales a los que debes prestar atención:

Libro de inventarios y balance

En el consejo técnico de la contaduría Orientación Profesional No. 5 se especifica en relación al libro de inventarios y balance lo siguiente:

“Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios (…) El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.”

Libro mayor y balance

Según el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, Ctcp, Orientación Profesional No. 5, el libro mayor y balance sirve para lo siguiente:

«Se registran de forma resumida los valores por cuenta o  rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes”

Libro diario

Por último, pero no menos importante, tenemos el libro diario, el cual cumplir con una serie de características de acuerdo al consejo técnico de la contaduría Orientación Profesional No. 5:

“Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.”

Conclusión

Hasta aquí el artículo de hoy en el que hemos visto todo lo necesario para conocer de primera mano la importancia de los libros oficiales de contabilidad en Colombia para tu Empresa.

No dudes en contactar con nosotros en caso de cualquier duda, estaremos encantados de atenderte.