Cómo gestionar la nómina de empleados en Colombia

La nómina es un tema importante para empresas constituidas en Colombia y los emprendimientos emergentes. Hoy te contaremos la forma correcta de liquidarla. Para eso, una asesoría contable en Bogotá será esencial para optimizar estas liquidaciones.

¿En qué consiste gestionar la nómina y cuál es su importancia?

Una nómina comprende los conceptos reflejados en dinero que recibe una persona por su trabajo, calculados en lapsos quincenales o mensuales. Reúne el salario básico, más todos los beneficios, deducciones o servicios extra que correspondan. Entonces, gestionarla significa liquidarla, tomando en cuenta todos los pasos necesarios hasta que el dinero llegue a manos del empleado.

Además, los trabajadores influyen de forma determinante en las actividades comerciales, especialmente si son técnicas o con atención al público. Por esta razón, debe mantenerse una relación satisfactoria que los motive a permanecer aportando de su desempeño positivo. ¿Cómo hacerlo? Pagándoles correctamente y respetando sus derechos.

Pasos más importantes para liquidar la nómina de tus trabajadores

A continuación, la información que necesitas saber sobre el pago de nóminas.

1. Actualízate sobre la normativa. Las leyes que rigen la relación entre empleador y empleados cambian constantemente. ¡No pierdas de vista cualquier reglamento relacionado! Así, recuerda seguir el Procedimiento para Liquidación y Pago de Nómina dispuesto por la Superintendencia de Sociedades.
2. Sigue los requisitos de la UGPP. Esta unidad fiscaliza el cumplimiento de los aportes obligatorios. Entonces, incluye la Seguridad Social como parte indispensable en el pago de tus empleados (Pensiones, ARL y otros).
3. Identifica las condiciones de empleo y los cargos. Genera archivos que tengan el historial de cada trabajador desde que fue contratado. Esto te ayudará a recordar fácilmente la cantidad a pagar y cuál beneficio o contribución especial le corresponde (bonificaciones mensuales o anuales por rendimiento).
4. Mantén un registro sobre las horas extra trabajadas. Por otro lado, para saber cuánto pagar por horas, utiliza esta fórmula: haz una media de la hora ordinaria y súmale 25 % si fue diurna, 75 % de ser nocturna, 100 % en caso de domingos o días festivos de día y 150 % en estos casos, pero horas nocturnas.
5. Establece lapsos en donde se paguen conceptos eventuales. Los aportes parafiscales o las vacaciones puedes dividirlas bajo un sistema de meses laborales y vacacionales, según la cantidad de empleados que tengas. Lo mejor será realizar un calendario para no perderlo de vista.
6. Instaura un día de pago. Algunas empresas pautan pagar el primer lunes del mes, el último viernes más cercano de la quincena, etc. Para evitar confusiones, lo más recomendado es manejar un número fijo (los días 30, 31, o 15), y, en caso de no poder, saldar la nómina el día hábil más próximo.
7. Informa a tus empleados sobre sus cobros. La comunicación es un factor indispensable que mejora la armonía en el trabajo. Para ello, realiza juntas semanales donde se converse sobre el desempeño o cambios en los montos de pago.

¿Cómo puede ayudar una asesoría contable a la liquidación de la nómina?

La nómina forma parte del presupuesto y se contabiliza de igual forma que otros egresos. De esta manera, liquidarla correctamente permite tener un buen registro de cuentas. Además, los impuestos que acarrea son importantes al calcular los ingresos totales de la empresa.

Por esta razón, un profesional contable es el capacitado para orientar la administración de los fondos, así como los lapsos y la distribución más favorecedora para pagar a los trabajadores. Entonces, un contador en Colombia no solo realiza una auditoría de las cuentas, sino que también puede ayudar a que el proceso de pago sea eficiente.

Si precisamente quieres mejorar la gestión de la nómina, o estás en el proyecto de emprender en el país, una asesoría contable en Colombia es tu mejor opción para ayudarte a comenzar sin errores.